Das RATIONAL-Risikomanagementsystem

Regelmäßige Verbesserungen der Unternehmensqualität und professionelles Risikomanagement sind untrennbar miteinander verbunden. Deshalb verfügt das RATIONAL-Risikomanagementsystem über eine Vielzahl von Instrumenten, um Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen und zu analysieren. Hierzu werden die Prozesse und Frühwarninstrumente laufend überprüft und verbessert.

Wesentliche Bestandteile des RATIONAL-Risikomanagementsystems sind:

• Ein unternehmensweit einheitlicher Planungsprozess, den weltweit alle Unternehmensbereiche durchlaufen, sowie ein umfassendes Berichtswesen.
• Beschreibungen von Prozessen und internen Kontrollsystemen für alle Unternehmensbereiche, deren Qualität und Einhaltung weltweit durch regelmäßige Schulungen mit entsprechenden Erfolgskontrollen sichergestellt wird.
• Eine interne Revision, die unabhängig und objektiv die Ist-Situation der Unternehmensprozesse erfasst und durch geeignete Maßnahmen festgestellten Abweichungen entgegensteuert.
• Risikoindikatoren mit Schwellenwerten in Bezug auf Vertriebseffizienz, Forderungsmanagement, Supply-Chain-Management und die Qualität des Service Netzwerkes, die die Früherkennung von Fehlentwicklungen ermöglichen, so dass frühzeitig und angemessen gegengesteuert werden kann.
• Ein globales, integriertes Treasury-Management-System für ein optimales weltweites Cash- und Devisen-Management.
• Regelmäßig durchgeführte Kundenzufriedenheitsbefragungen in allen wesentlichen Märkten, die Aussagen zur Produktqualität, Servicequalität und zu unserer Wettbewerbsfähigkeit aus Kundensicht liefern.
• Mit Schlüssellieferanten jährlich vereinbarte Partnerpläne zur Qualitäts- und Produktivitätssteigerung. Durch die enge Zusammenarbeit unseres Einkaufs mit den Lieferanten sowie regelmäßige Auditierungen wirken wir möglichen Versorgungsengpässen und Qualitätsproblemen entgegen.
• Spezielle Prozesse und der Einsatz von entsprechenden Systemen, um dem hohen Stellenwert, den die Informationssicherheit und der Schutz des Know-How für RATIONAL hat, Rechnung zu tragen.
• Ein umfassendes Versicherungskonzept, das jährlich an das neue Risikoumfeld und die Organisationsstruktur angepasst wird.
• Die Zusammenarbeit mit Coface, einem der größten Warenkreditversicherer, zur Absicherung unserer Forderungen. Durch den Einsatz spezifischer Software-Systeme und die automatische Aktualisierung von Versicherungsdaten ist die Transparenz über mögliche Kreditrisiken jederzeit und vollständig gegeben.
• Regelmäßig zwischen Aufsichtsrat und Vorstand durchgeführte Strategiegespräche, die das Risiko der strategischen Fehlentwicklung minimieren.

Die Wirksamkeit und Aktualität des Risikomanagementsystems wird durch die interne Revision laufend aktualisiert und angepasst. Zudem überprüft der Abschlussprüfer, ob der Vorstand die gemäß § 91 Absatz 2 AktG erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, um Entwicklungen, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten, rechtzeitig zu erkennen.

Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem der RATIONAL AG im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Die wesentlichen Merkmale des bei der RATIONAL AG bestehenden internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems im Hinblick auf den (Konzern-)Rechnungslegungsprozess können wie folgt beschrieben werden:

• Die bei der RATIONAL AG und ihren Tochtergesellschaften eingerichteten Rechnungslegungsprozesse sind in Hinblick auf Verantwortungsbereiche und Führung klar strukturiert.
• Durch konzernweit gültige und laufend aktualisierte Richtlinien wird eine einheitliche Rechnungslegung gewährleistet.
• Die Funktionen der am Rechnungslegungsprozess wesentlich beteiligten Bereiche Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling sind in Bezug auf die Abschlusserstellung klar getrennt. Die Verantwortungsbereiche sind eindeutig zugeordnet.
• Die Buchführung der RATIONAL-Gruppe wird, soweit möglich bzw. sofern dem keine landesrechtlichen Bestimmungen entgegenstehen, zentral in Landsberg abgewickelt. Dies gewährleistet konzernweit eine hohe Qualität in der Erfassung und Bearbeitung der Rechnungslegungsrelevanten Daten.
• Bei den im Bereich Rechnungswesen eingesetzten Finanz-Systemen handelt es sich, soweit möglich, um Standardsoftware. Durch entsprechende Sicherheits- bzw. Berechtigungskonzepte sind diese Systeme gegen unbefugte Zugriffe geschützt.
• Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Bereiche sind den Anforderungen entsprechend ausgestattet. Die beteiligten Personen verfügen über die erforderlichen Qualifikationen und werden kontinuierlich weiterqualifiziert. In regelmäßigen konzernübergreifenden Terminen stimmen die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Bereiche ihr Handeln eng aufeinander ab.
• Rechnungslegungsrelevante Daten werden regelmäßig durch Stichprobenprüfungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft.
• Bei allen rechnungslegungsrelevanten Prozessen wird durchgängig das Vier-Augen-Prinzip angewendet.
• Um eine einheitliche und gesetzeskonforme Rechnungslegung sicherzustellen, werden die Jahresabschlüsse aller zur RATIONAL-Gruppe gehörenden Gesellschaften durch lokal beauftragte Wirtschaftsprüfer geprüft.
• Die rechnungslegungsrelevanten Prozesse der RATIONAL-Gruppe werden regelmäßig im Rahmen der Prüfungen von Tochtergesellschaften durch die interne Revision überprüft. Daneben wird turnusmäßig eine Überprüfung der beteiligten Prozesse am Standort Landsberg durchgeführt.

Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem, dessen wesentliche Merkmale oben beschrieben sind, gewährleistet einen effizienten Rechnungslegungsprozess. Durch die vorhandenen Kontrollen können Fehler weitgehend vermieden, jedenfalls aber entdeckt und somit korrigiert werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungslegung in der RATIONAL AG in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Ferner wird durch die oben beschriebenen Kontroll- und Überprüfungsmechanismen erreicht, dass Geschäftsvorfälle konzernweit einheitlich und zutreffend erfasst, ausgewiesen und bewertet werden und somit verlässliche und relevante Informationen zur Verfügung gestellt werden können.